全体像？プロセス？仕事の段取りについて考えてみました！

僕は、システムエンジニアをしています。

特に、社内のシステムの構築や改善、運用などが、担当です。

ここ数年、人も増えてきて、いろいろな意見が混在し、プロジェクトの進み方が遅くなってきました。

くまモンなどを手掛けた、水野学さんの著書、段取りの教科書を参考にして、段取りについて考えてみたいと思います。

段取りを学びたい方、プロジェクトの進め方改善したい方、、ご参考ください＾＾

いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書 /ダイヤモンド社/水野学

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ゴールを明確にする

まず、ゴールを明確にすることが大事です。

そして、それをリアルに想像することで、成功に導くことができます。

水野さんは、与えられたゴールに対してもゴールが正しいかどうか？目的は、あっているか？疑う必要があると考えています。

”くまモン”　は、　熊本サプライズというプロジェクトから生まれました。

水野さんに依頼されたのは、その　熊本サプライズというプロジェクトのためのロゴの制作でした。

熊本が、こんなにすごいというのをアピールできるようなロゴです。

そこで、リアルに想像したところ、どうしてもロゴが貼られただけで、熊本がアピールされるとは、思えなかったとのことです。

さらに、ロゴよりもアピールキャラクターがいた方が、熊本が盛り上がるという思いから、ロゴの製作を超えて、キャラクターが生み出されることとなったのです。

ゴールをビジュアルで共有する

続いて、ゴールを達成したイメージを画像を利用して共有します。

画像には、言葉にするとものすごい量になる情報が詰まっています。

水野さんもGoogleの画像検索でイメージに合った画像を探して、利用しているようです。

画像で表現しつつも説明できる理由などは、必要です。

ゴールの影響を広い範囲で想像する

ゴールをビジュアルで共有した次に、そのゴールが、達成されるとどのような影響があるのか？と考えます。

例えば、木を切って欲しいという依頼があったときに、水野さんは、本当に切っていいのかというところから考えるそうです。

また、木を切るのがベストの答えなのかも疑うようです。

森を明るくするために木を切るのであれば、他の方法があるのではないか？と考えます。

そして、木を切ったことで、どのような影響が出るのかを想像します。

生態系に影響が出ないのか？

木を切ったらどの方向に倒れるのか？倒れた先に問題が出ないか？

いろいろな可能性を想像しましょう！

ターゲットの解像度を極限まで上げる

プロジェクトのターゲットは、決まっているでしょうか？

ターゲットは、具体的であれば、具体的である程よさそうです。

そして、自分がそのターゲットになりきって、その商品を買うだろうか？と考えます。

立場を変えて考えるのが重要です。

ゴールへどう進むか

どんな仕事もルーティン化できるようです。

そして、ルーティン化することで、余裕が生まれ、よい仕事ができます。

水野さんのやっている、デザインの企画も、料理も、旅行も一定のフローがあり、ルーティン化できます。

そして、大体下記のようなフローになるそうです。

調べる→大まかな方向性を決める→具体的なプランをまとめる→仕上げ作業をする→完成

そして、トラブルは、確実に起きることなので、想定して把握しておくことも大切です。

そして、コンセプトを決めておくと、プロジェクトが進めやすくなりそうです。

本書では、コンセプトは警察のようなものだと表現されています。

コンセプトという軸を持つことで、軌道修正ができるからです。

プロジェクトに関係する人は、立場によって、どこにポイントがあるか違うので、コンセプトによって優先度などを明確にできます。

水野さんが、手掛けた相鉄のプロジェクトでは、「安心・安全・エレガント」をコンセプトにしていたようです。

このことにより、「安心だが、エレガントでない」など、コンセプトを軸としたプロジェクトが進行できるようになります。

ここで、コンセプトは、皆が夢を持てるようにするといいようです。

夢がある方が、やる気が出ますね！

やらないことを決めるのもプロジェクトを進める上で重要です。

あれもこれもとプロジェクトが大きくなって、収集がつかなくなってしまいます。

リモートワーク環境下でのファイル共有のプロジェクトの段取りを考えてみました

段取りの教科書を参考に、プロジェクトのプランを考えてみました。

仮にプロジェクトは、リモートワーク環境下でのファイル共有とします。

まず、ゴールを明確にします。

今まで、社内ネットワークでファイルを共有していました。

VPNなどで、外部から社内環境へアクセスして利用すれば、今あるものを利用できますが、広い範囲で考えていきたいと思います。

インターネットから社内ネットワークにアクセスすることに加え、社内ネットワークに依存しないファイル共有システムも可能性として検討したいと思います。

インターネットから社内にアクセスするにしても、社内ネットワークではない環境でファイル共有するにしても、社内とインターネットの境界がなくなるので、セキュリティを気にしなくてはなりません。

ゴールは、リモートワークで環境下で、安全で便利なファイルやりとりのできるシステム環境構築としたいと思います。

ビジュアルとしては、家から安全でアクセスして、ファイル共有するような画像を利用したいと思います。

次に、影響範囲を考えてみます。

導入することで、ユーザは、便利になる想定ですが、セキュリティの実装によっては、ちょっと不便になるかもしれません。

セキュリティ的な実装を検討してもらうために、セキュリティ担当者も関わる必要があります。

IT部署は、今後新しいシステムを運用していくことになると思うので、リソースが必要です。

運用するにあたって、サードパーティの製品を利用する場合、サポートが充実したところを選べれば負担も減ることになります。

運用をある程度、自動化できる仕組みを作っていく場合、開発部署にもお願いしなければならないでしょう。

社内でも社外でも利用できるこのシステムは、長い目で見てどうでしょうか？

リモートワークは、一時的なことではなく、長い目で見ても、働き方の選択肢の一つになりそうです。

古いファイルシステムは、徐々にフェードアウトを考えたいと思います。

どうやって進めるか考える

まず、大まかなフローを考えます。

水野さんが、おっしゃってた、大体当てはまるフローをベースにしたいと思います。

調べる→大まかな方向性を決める→具体的なプランをまとめる→仕上げ作業をする→完成

そして、プロジェクトを進める上で、想定されるトラブル、課題などを考えてみます。

No	課題	解決案
1	社内規定でクラウド利用が、NG	先に確認する
2	共有されてないと言われる	キックオフで概要を共有する都度共有する共有グループ作成する（メールリストなど）
3	プロジェクトに反対される	明確なゴール、意義を説明する役員レベルで承諾もらっておく
4	運用で担当者がもめる	早い段階で共有、同意もらう

他にも、予算オーバ、時間がない、リソースがないなどいろいろ出てくると思いますが、一旦話を進めたいと思います。

上記の課題を踏まえて、フローを考えてみました。

調べる（社内規定、選択肢、ゴール）
大まかな方向性を決める（プロジェクト概要を整理する）
役員の承諾をもらう
キックオフをして、関係者全員集めて説明する
運用を含め役割分担して、納得した状態で進める
具体的なプランをまとめる（構成、ソリューション評価、スケジュール）
こまめに共有する
仕上げ作業をする
完成

これは、ルーティン化して、今後、システム構築のプロジェクトあれば、同じようなフローで進めるようにします。

続いて、コンセプトですが、先ほどのゴール設定で出てきた通りに、「安全で便利」と掲げたいところですが、夢のあるコンセプトにするために、「安全、便利、全自動」としたいと思います。

全自動にすることで、ユーザだけでなく、運用も改善していきたいと思います。

権限設定や不正なアクセスの監視、アクセス制御まで、できるだけ自動にしていきたいと思います。

やらないことは、リモートワーク環境下のファイル共有に絞って、その他のシステムには、手を出しません。

たとえば、監視のための監視システムや社内アクセスのためのVPNが必要だった場合は、プロジェクトを分けます。

まとめ

段取りの教科書を参考にプロジェクトの段取りを考えてみました。

ゴール

リモートワークで環境下で、安全で便利なファイルやりとりのできるシステム環境構築

関係者

ユーザ（利用者）
IT部署
セキュリティ担当
サポート（サードパーティ）
開発部署

想定するトラブル

No	課題	解決案
1	社内規定でクラウド利用が、NG	先に確認する
2	共有されてないと言われる	キックオフで概要を共有する都度共有する共有グループ作成する（メールリストなど）
3	プロジェクトに反対される	明確なゴール、意義を説明する役員レベルで承諾もらっておく
4	運用で担当者がもめる	早い段階で共有、同意もらう